档案窗口服务入驻政务大厅 助力营商环境优化

绵阳市涪城区档案馆档案工作案例

2021-06-15 10:27文章来源: 区档案馆浏览次数:
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202010月,绵阳市涪城区档案馆将窗口服务移驻在区政务大厅,着力提升档案服务整体水平,助力全区营商环境优化。进驻以后,查档人数激增,尤其是民生档案利用率显著提升,解决了广大群众的民生问题,获得群众的支持和肯定。

一、背景与起因

近年来,绵阳市涪城区以“最多跑一次”“一窗服务”为主要切口,大力优化营商环境,着力打通为企为民服务“最后一公里”。而涪城区档案馆地处绵阳科技城新区金家林片区,也是规划建设的城市新区,与主城区相距十余公里,且公共交通不大便利,群众在利用档案过程中对此也颇有微词,成为全区优化营商环境中的一块短板。

区档案馆认真贯彻落实区委、区政府相关要求,练内功、提素质、强本领,切实增强优化营商环境的责任感和紧迫感,以窗口服务作为对标高质量服务的突破点,为涪城着力打造成渝地区高质量发展样板区贡献档案力量。

二、做法与经过

(一)梳理思路,聚焦服务。良好的营商环境是一个地区核心竞争能力和潜伏发展能力的重要标志。同时随着进入新时代,高质量发展理念深入人心,群众对民生服务质量的要求也越来越高。民之所望、政之所向。涪城区档案馆着眼新形势新要求,克服诸多困难,将窗口服务移驻政务大厅,强化服务理念,努力当好档案服务的“店小二”。

(二)着眼全局,突出重点。围绕加快推进档案规范化、标准化和信息化建设要求,加快馆藏档案数字化扫描处理,严格落实“双套制”移交规定,努力推进档案工作信息化建设,着力提升档案服务整体水平。其中,突出民生档案在档案资源建设中的优先地位,将关系民生、群众利用率较高的档案优先进行了整理、编目,提前开放利用。

(三)方便快捷,适应需求一是根据近年来档案查询利用的情况,涪城区档案馆优先将涉及民生的373192件婚姻档案及知青档案、社保相关档案的电子数据拷录到涪城区政务大厅档案查询窗口,并滚动接收、更新。

二是为方便档案的快速检索查询,涪城区档案馆将所涉及的民生档案单独拷贝出来,建立统一的电子台账目录。

三是将查阅利用频率较高的组织人事档案和区委、区政府文书档案也拷录至政务大厅服务窗口,设置单独的电子台账目录,方便查档利用。对于使用频率较低的档案,目前仅拷录了档案电子目录,作为窗口查询利用的补充。

四是继续通过函查、电话查询、周末与国家法定节假日预约查询、跨馆查询等多元化的服务方式,满足社会各方面的需求。

五是窗口对咨询事项实行首问责任制、一次性告知制和限时办结制,简化查档环节,最大限度方便办事对象。

由于区档案馆服务器为内网系统,考虑保密和网络安全因素,没有接入政务外网。故政务服务中心档案查询窗口目前电子数据以硬盘存储为形式,窗口工作人员在下班后将硬盘放在保险柜里存放。

三、成效与反响

档案查阅窗口搬迁后,单位和个人到政务大厅档案服务窗口查询利用获得了极大的便利。同时,档案查询利用频率显著提高,整体服务水平得到了提升。

一是缩短了“距离”。既有地理位置的距离,也有时间上的距离,还有与群众心与心的距离。区档案馆地处青义镇金家林片区,与市区相距十余公里。入驻政务大厅,与其他单位服务窗口同处一幢办公楼,来查询好档案后就能立即到其他窗口办理相应事务,不仅让办事对象少跑路,还节约了时间。

二是档案查查询利用高效便捷。数字化扫描档案管理与传统的纸质档案管理相比,档案查询利用流程变得简洁,单位和个人可以快速的查阅和打印档案,极大地提高了档案查阅利用效率。

三是促进了整体服务水平不断提高。对单位全体工作人员,特别是重点对窗口人员进行了专业培训,提高其业务能力和服务能力,努力为群众提供热情周到的服务,增进了与群众的感情,提高了群众的满意度。

截至2020年年底,不到3个月时间就有3228人次到政务大厅档案查询窗口查阅利用档案资料,共提供利用档案4755件,复印7814页。基本实现“马上就办”“一次办好”的查档服务,实现由“群众跑腿”到“数据跑路”的转变。

四、总结与探讨

服务群众只有起点,没有终点。同时优化营商环境是一项系统工程,只有进行时没有完成时。区档案馆创新服务方式,积极融入到全区营商环境优化建设之中,不断提升档案管理和查询利用服务水平,既是贯彻落实区委、区政府的要求,又是自身发展的需要。打造更加方便快捷的开发利用服务体系是涪城区档案馆下一步的工作重点和努力方向。

一是充分利用好数字化扫描成果,加快建设档案智慧共享平台。积极向区委、区政府汇报、争取实施档案智慧共享平台建设,实现全区档案数据交换和资源共享,并为建设数字档案馆打下基础,尽早实现联网查询利用档案。

二是加强民生档案管理,丰富档案民生资源。坚持依法治档,规范第二轮土地承包档案、农村土地确权颁证登记档案、计生档案等涉及民生的档案管理,加快开放利用。

三是继续深挖档案潜力,拓展档案服务领域。努力打造全方位、多途径的查档方式,彻底打通服务群众“最后一公里”,为优化营商环境、不断满足人民群众对美好生活的向往贡献档案力量。

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